In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stehen Unternehmen vor einer gewaltigen Herausforderung: Wie lassen sich sensible Daten zuverlässig schützen, ohne dabei die Produktivität einzuschränken? Datenlecks, Compliance-Verstöße und Insider-Bedrohungen verursachen jährlich Schäden in Milliardenhöhe. Gleichzeitig verschärfen Regulierungen wie die DSGVO, NIS2 und branchenspezifische Vorgaben die Anforderungen an den Umgang mit Unternehmensdaten stetig. Genau hier setzt Microsoft Purview an.
Was ist Microsoft Purview?
Microsoft Purview ist eine umfassende Plattform für Data Governance, Compliance und Risikomanagement. Die Lösung vereint mehrere leistungsstarke Werkzeuge unter einem Dach und ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten über sämtliche Umgebungen hinweg zu erkennen, zu klassifizieren, zu schützen und zu überwachen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten in Microsoft 365, in Azure, in On-Premises-Systemen oder sogar in Multi-Cloud-Umgebungen gespeichert sind.
Ursprünglich als Weiterentwicklung von Azure Purview und Microsoft 365 Compliance eingeführt, hat sich die Plattform zu einem zentralen Bestandteil der Microsoft-Security-Strategie entwickelt. Für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten, bietet Purview eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe -- ohne zusätzliche Drittanbieter-Tools einführen zu müssen.
Datenschutz beginnt nicht mit der Reaktion auf einen Vorfall, sondern mit dem Wissen darüber, welche Daten existieren, wo sie sich befinden und wer darauf zugreift.
Die vier Kernfunktionen von Microsoft Purview
1. Data Classification -- Daten verstehen und einordnen
Der erste Schritt zu einem wirksamen Datenschutz ist Transparenz. Microsoft Purview bietet automatische und manuelle Klassifizierungsmechanismen, die Daten anhand ihres Inhalts und Kontexts in Kategorien einordnen. Mithilfe von über 300 vordefinierten sensiblen Informationstypen -- darunter Kreditkartennummern, Steuer-IDs, Gesundheitsdaten und personenbezogene Informationen -- erkennt die Plattform vertrauliche Inhalte zuverlässig und automatisch.
Zusätzlich lassen sich sogenannte Trainable Classifiers einsetzen: KI-gestützte Modelle, die anhand von Beispieldaten lernen, unternehmensspezifische Dokumenttypen wie Verträge, Rechnungen oder interne Strategiepapiere zu identifizieren. So erhalten Unternehmen eine vollständige Übersicht über ihre Datenlandschaft.
- Automatische Erkennung sensibler Daten in E-Mails, Dokumenten und Cloud-Speichern
- Über 300 vordefinierte Informationstypen für gängige Datenmuster
- Benutzerdefinierte Klassifizierer für branchenspezifische Anforderungen
- Einheitliche Ansicht aller klassifizierten Daten im Content Explorer
2. Data Loss Prevention (DLP) -- Datenverlust aktiv verhindern
Die Data-Loss-Prevention-Funktionen von Microsoft Purview gehen weit über einfache Sperrmechanismen hinaus. DLP-Richtlinien können zentral definiert und über alle Microsoft-365-Dienste hinweg durchgesetzt werden: in Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams und sogar auf Endgeräten über Endpoint DLP.
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter versucht versehentlich, eine Excel-Datei mit Kundendaten über eine externe E-Mail-Adresse zu versenden. Eine korrekt konfigurierte DLP-Richtlinie erkennt die sensiblen Inhalte, blockiert die Aktion und informiert den Benutzer darüber, warum der Vorgang nicht zulässig ist. Optional kann die Compliance-Abteilung benachrichtigt werden.
DLP in der Praxis
Typische Einsatzszenarien umfassen den Schutz von Finanzdaten (IBAN, Kreditkartennummern), personenbezogenen Daten (Adressen, Sozialversicherungsnummern) und geistigem Eigentum (Quellcode, Konstruktionspläne). Die Richtlinien können granular konfiguriert werden -- von reinen Warnhinweisen bis hin zu strikten Blockierungen.
3. Information Protection -- Daten dauerhaft verschlüsseln und kontrollieren
Mit Microsoft Information Protection (MIP) bietet Purview die Möglichkeit, Daten nicht nur zu klassifizieren, sondern dauerhaft zu schützen. Über Sensitivity Labels können Dokumente und E-Mails mit Verschlüsselung, Wasserzeichen und Zugriffsberechtigungen versehen werden. Der Schutz reist dabei mit den Daten -- unabhängig davon, wohin diese weitergegeben werden.
Ein als "Vertraulich -- nur intern" gekennzeichnetes Dokument bleibt auch dann geschützt, wenn es versehentlich an einen externen Empfänger weitergeleitet wird. Die Verschlüsselung verhindert, dass unbefugte Personen den Inhalt öffnen können. Darüber hinaus lassen sich Berechtigungen wie "Nur Lesen" oder "Kein Drucken" direkt in das Dokument einbetten.
- Automatische und manuelle Vergabe von Sensitivity Labels
- Verschlüsselung auf Dokumentebene mit Azure Rights Management
- Visuelle Kennzeichnungen wie Kopf- und Fußzeilen oder Wasserzeichen
- Schutz begleitet die Daten über Unternehmensgrenzen hinaus
4. Insider Risk Management -- Bedrohungen von innen erkennen
Nicht alle Sicherheitsrisiken kommen von außen. Studien zeigen, dass ein erheblicher Anteil von Datenschutzverletzungen auf Insider-Bedrohungen zurückzuführen ist -- sei es durch böswillige Absicht oder durch Fahrlässigkeit. Microsoft Purview Insider Risk Management analysiert Benutzeraktivitäten, um ungewöhnliche Verhaltensmuster frühzeitig zu erkennen.
Die Lösung korreliert Signale aus verschiedenen Quellen: ungewöhnliche Dateidownloads, massenhaftes Kopieren auf USB-Geräte, verdächtige E-Mail-Aktivitäten oder die Nutzung nicht genehmigter Cloud-Dienste. Dabei wird auf pseudonymisierte Daten zurückgegriffen, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen und den Anforderungen von Betriebsräten und Datenschutzbeauftragten gerecht zu werden.
Datenschutz und Mitarbeiterüberwachung
Microsoft Purview Insider Risk Management ist so konzipiert, dass es den europäischen Datenschutzanforderungen entspricht. Pseudonymisierung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und transparente Audit-Logs stellen sicher, dass die Lösung DSGVO-konform eingesetzt werden kann. Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat und der Datenschutzabteilung ist dennoch dringend empfohlen.
Warum Microsoft Purview für den Mittelstand relevant ist
Viele mittelständische Unternehmen gehen davon aus, dass umfassende Data-Governance-Lösungen nur für Großkonzerne relevant sind. Das Gegenteil ist der Fall: Gerade der Mittelstand ist zunehmend Ziel von Cyberangriffen und steht gleichzeitig vor wachsenden regulatorischen Anforderungen. Die NIS2-Richtlinie, die DSGVO und branchenspezifische Vorgaben wie TISAX in der Automobilindustrie oder BAIT im Finanzsektor machen einen strukturierten Umgang mit sensiblen Daten unverzichtbar.
Microsoft Purview bietet hier entscheidende Vorteile:
- Nahtlose Integration: Wer bereits Microsoft 365 einsetzt, kann Purview ohne zusätzliche Infrastruktur aktivieren. Die Lösung ist direkt in die bestehende Umgebung eingebettet.
- Skalierbare Lizenzierung: Je nach Anforderung können einzelne Module lizenziert werden -- von der Basisklassifizierung bis hin zum vollständigen Insider Risk Management.
- Schnelle Wertschöpfung: Durch vordefinierte Richtlinienvorlagen und automatische Klassifizierung lassen sich erste Schutzmaßnahmen innerhalb weniger Tage umsetzen.
- Zentrale Verwaltung: Alle Compliance- und Schutzfunktionen werden über ein einziges Portal verwaltet, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
- Compliance-Nachweise: Integrierte Berichte und Audit-Funktionen erleichtern die Dokumentation gegenüber Auditoren und Aufsichtsbehörden.
Der Mittelstand braucht keine Enterprise-Komplexität, aber Enterprise-Sicherheit. Microsoft Purview liefert genau das: umfassenden Datenschutz, der sich an die Größe und die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.
Die häufigsten Herausforderungen bei der Einführung
So leistungsfähig Microsoft Purview ist -- die erfolgreiche Einführung erfordert eine durchdachte Planung. Die häufigsten Stolpersteine, die wir in der Praxis beobachten:
- Fehlende Datenklassifizierungsstrategie: Ohne eine klare Definition, welche Daten als vertraulich, intern oder öffentlich gelten, laufen DLP-Richtlinien ins Leere oder erzeugen zu viele Fehlalarme.
- Zu restriktive Richtlinien: Wenn Mitarbeitende in ihrer täglichen Arbeit behindert werden, umgehen sie die Schutzmaßnahmen oder die Akzeptanz sinkt drastisch.
- Mangelnde Schulung: Sensitivity Labels und DLP-Hinweise werden nur dann akzeptiert, wenn die Belegschaft versteht, warum diese Maßnahmen existieren.
- Keine schrittweise Einführung: Der Versuch, alle Funktionen gleichzeitig auszurollen, führt häufig zu Überforderung und Widerstand.
Wie Welabs Sie bei der Einführung unterstützt
Als erfahrener Partner für digitale Lösungen und Cybersecurity begleitet Welabs Unternehmen bei der strategischen Einführung von Microsoft Purview. Unser Ansatz folgt einem bewährten Vorgehen:
- Assessment und Bestandsaufnahme: Wir analysieren Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung, identifizieren sensible Datenbestände und bewerten den aktuellen Schutzbedarf.
- Klassifizierungsstrategie: Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen entwickeln wir ein Klassifizierungsschema, das zu Ihrer Organisation passt -- praxistauglich und DSGVO-konform.
- Pilotphase: Wir starten mit einer begrenzten Gruppe von Nutzern und ausgewählten Richtlinien, um die Konfiguration zu optimieren, bevor der unternehmensweite Rollout erfolgt.
- Rollout und Schulung: Neben der technischen Implementierung schulen wir Ihre Mitarbeitenden und Administratoren, damit die neuen Schutzmaßnahmen verstanden und akzeptiert werden.
- Laufende Optimierung: Datenschutz ist kein einmaliges Projekt. Wir unterstützen Sie bei der kontinuierlichen Anpassung Ihrer Richtlinien und der Auswertung von Compliance-Berichten.
Unser Versprechen
Wir implementieren Microsoft Purview nicht um der Technologie willen, sondern um einen messbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. Unser Ziel ist es, Datenschutz und Produktivität in Einklang zu bringen -- damit Ihre Mitarbeitenden sicher und effizient arbeiten können.
Fazit: Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Microsoft Purview ist mehr als ein Compliance-Werkzeug. Es ist eine strategische Investition in die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. In einer Zeit, in der Datenlecks existenzbedrohend sein können und Regulierungen sich stetig verschärfen, bietet Purview einen ganzheitlichen Ansatz: von der automatischen Erkennung sensibler Daten über den aktiven Schutz vor Datenverlust bis hin zur Überwachung interner Risiken.
Für mittelständische Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen, ist der Einstieg besonders attraktiv. Die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen, lässt sich schrittweise einführen und fügt sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein. Wer heute in Datensicherheit investiert, schützt nicht nur seine Daten -- sondern stärkt das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.
Sie möchten wissen, wie Microsoft Purview in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann? Sprechen Sie uns an -- wir beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung.